Neue Datensätze
Neue Datensätze anlegen
Um Datensätze für Haupt-Objekttypen in die easydb zu bekommen, können Sie von Ihrem Desktop aus einfach per Drag & Drop diesen Dialog öffnen. Alternativ gelangen Sie über das Hauptmenü hierher.
| Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
| Objekttyp | Der Objekttyp, für den die neuen Datensätze angelegt werden. Hier sind erstmal nur Haupt-Objekttypen aufgeführt. Wenn Sie die ALT-Taste halten und dann auf das Pulldown klicken, erscheinen alle Objekttypen mit zusätzlichen Informationen. |
| Pool | Auswahl des Pools, in den die Datensätze angelegt werden sollen. Die Auswahl des Pools bestimmt die Auswahlmöglichkeit der Maske und des Feldes. |
| Maske | Maske, die zur Bearbeitung verwendet werden soll. Entsprechend der Einstellungen im Rechtemanagement, sehen Sie hier eine oder mehrere Masken. |
| Feld für Datei | Wenn Sie Dateien hochladen wollen, bestimmen Sie hier das Feld, für welches die Dateien bestimmt sind. Beachten Sie, dass in diesem Schritt Dateien gruppenweise immer nur einem Feld zugeordnet werden können. Wenn Sie also für einen Datensatz zwei Dateien hochladen möchten (z.B. Vorderseite und Rückseite eines Objektes), so können Sie das nur im Editor tun. |
| Pool für verlinkte Objekte | Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Ihre Dateien in einem eigenen Objekttyp mit aktiviertem Pool-Management ablegen und auf diesen verweisen. Dies ist beispielsweise bei der Trennung von Sammlungsobjektinformationen und Bildinformationen der Fall. Die Bild-Datensätze können somit in einem abweichenden Pool abgelegt werden. |
| Mapping | Wählen Sie ein Mapping aus, um Metadaten aus den Dateien in die Eingabe-Maske zu übernehmen. |
| Versionen erkennen | Wenn aktiviert, werden anhand von Dateinamen zusammengehörige Bilder erkannt, z.B. Foto.jpg & Foto.tiff. Beide Dateien werden dann an einem Datensatz als verschiedene Versionen abgespeichert. |
| Serien erkennen | Wenn aktiviert, werden anhand von Dateinamen zusammengehörige Bilder erkannt, z.B. datei-1.jpg & datei-2.jpg oder bild_1.png & bild_2.png. Es entsteht anschließend nur ein Datensatz (statt z.B. 2). Steht nur zur Verfügung, wenn im Datenmodell konfiguriert wurde, dass ein Datensatz mehr als nur ein Bild enthalten darf. |
| Duplikatecheck überspringen | Ist eine Datei bereits im System und wird erneut hochgeladen, erscheint bei aktivierter Checkbox kein entsprechender Hinweis. |
In der großen Fläche gibt es noch die Möglichkeit mit +Dateien und +Verzeichnis weitere Dateien hochzuladen. +Verzeichnis wird derzeit nur in Google Chrome angeboten. Sie können auch weitere Dateien per Drag & Drop in diese Fläche ziehen.
Unten links wird der Upload-Status angezeigt. Über “Abbrechen” kann das Hochladen der Dateien abgebrochen werden.
Klicken Sie auf Weiter…, um den Editor zu öffnen.
Neue Datensätze Editor
Auf der linken Seite sehen Sie die Liste mit den neuen Datensätzen, die angelegt werden, wenn Sie auf Speichern klicken. Zuoberst gibt es Vorlage. Die Eingaben hier beziehen sich auf alle Datensätze, die Sie anlegen.
Sie können auf Vorlage oder auf einen anderen Datensatz klicken, um die Felder im Editor mit den entsprechenden Daten zu befüllen. Durch Vorlage gesetzte Daten erscheinen als Platzhalter in den Eingabefeldern des eigentlichen Datensatzes. Hier können Sie durch die Auswahl der einzelner Datensätze abweichende Angaben machen.
Benutzen Sie das Menü unten links, um weitere Datensätze in den Editor zu laden. Dabei können Sie wieder Dateien oder Verzeichnisse hochladen oder leere Datensätze erzeugen.
Der markierte Datensatz kann im Menü unten links mit entfernt werden.
Auf der rechten Seite sehen Sie im Bild die Datei-Vorschau mit aktiviertem Zoom.
Oben links gibt es ein Pulldown zum Umschalten in eine andere Maske, wenn mehrere Masken verfügbar sind.
Oben rechts gibt es die Möglichkeit abgespeicherte Vorlagen anzuwenden bzw. die eingegebenen Daten als Vorlage abzuspeichern.
Nach der Eingabe kann der Vorgang über Speichern abgeschlossen werden. Gibt es ein Pflichtfeld, muss dieses ausgefüllt werden, bevor der Vorgang gespeichert werden kann. Ist für das Pflichtfeld Mehrsprachigkeit vorgesehen, muss nur eins der Felder befüllt sein, um den Vorgang abzuschließen.
Mehr Informationen zum Editor finden Sie im entsprechenden Kapitel Editor.
Dubletten-Check
Beim Upload neuer Datensätze überprüft easydb, ob der Datensatz bereits enthalten ist. Sie können dann entscheiden, ob Sie diesen Datensatz Überspringen oder dennoch Importieren.
Überspringen Sie die Dublette, wird diese aus dem Upload-Vorgang entfernt und der Upload-Prozess mit den übrigen Datensätzen fortgeführt, sofern mehrere Datensätze ausgewählt wurden.
Stimmen Sie mit Importieren der Übernahme der Dublette zu, können Sie mit dem Anlegen des Datensatze wie gewohnt fortfahren.
Der Dubletten-Hinweis erscheint für jeden doppelten Datensatz einzeln. Über die Check-Box “Auf alle anwenden” kann der Vorgang auf alle Dubletten, die sich in dem aktuellen Upload-Prozess befinden, einmal übertragen werden.
Technisch erfolgt die Dubletten-Prüfung durch Berechnung eines Prüfwertes (MD5 Hash), welcher auch die zum Beispiel in Bildern enthaltenen IPTC, XMP und EXIF Metadaten miteinbezieht.
Serienbilder und Versionen
Beim Hochladen von Datensätzen in easydb können bereits im Editor für neue Datensätze Serienbilder und Versionen hergestellt werden.
Wenn die Option für den Objekttyp konfiguriert ist, kann in Feld für Datei festgelegt werden, wie die hochgeladenen Datensätze und dazugehörige Dateien/Datensätze in easydb abgelegt werden.
Ist Versionen erkennen aktiv für den Upload, werden Dateien, die den gleichen Dateinamen haben und sich nur anhand der Dateiendung unterscheiden, in easydb als Versionen erkannt (z.B. foto.jpg und foto.png).
Die erste Datei wird als Original angelegt, alle nachfolgenden als Version. Dies kann in der Vorlage am Datensatz dann nochmal geändert werden, indem in dem Feld für die Datei die Versionen aufgerufen und manuell verschoben werden.
Ist Serien erkennen für den Upload aktiviert, werden diese anhand des Dateinamen erkannt und automatisch zu einem Datensatz gruppiert, sofern das Datenmodell für diesen Objekttyp mehrere Dateien pro Datensatz vorsieht. Dazu muss in Feld für Datei ein Dateifeld innerhalb eines Mehrfachfelds oder innerhalb eines revers verlinkten Objekts ausgewählt werden.
Die Unterscheidung erfolgt durch die Notation "_" (Unterstrich), " " (Leerzeichen) oder “-” (Bindestrich), gefolgt von einer Zahl und der Dateiendung (z.B. datei-1.jpg, datei-2.jpg oder bild_1.png, bild_2.png).
Bitte beachten Sie, dass aus einer Gruppe von Dateien wie image.jpg, image_01.jpg, image_02.jpg nur die Dateien image_01.jpg und image_02.jpg als eine Serie von Dateien erkannt wird, während image.jpg nicht als Teil der Serie, sondern als eigenständiges Objekt betrachtet wird.
HINWEIS: Sind Versionen deaktiviert und Serien aktiv, werden auch Dateien mit identischem Namen, die sich nur anhand der Dateiendung unterscheiden, als Serie erkannt und abgelegt. Sind beide aktiv, wird diese Art der Datei-Notation wie oben beschrieben als Version erkannt.