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Schnelleinstieg für Benutzer

Diese Kurzanleitung dient der ersten Orientierung in easydb. Für den Überblick, ist hier in wenigen Schritten der Einstieg für Benutzer in easydb erklärt. Die Kurzversion enthält die am häufigsten genutzten Funktionen in easydb, von der Anmeldung, über das Hochladen des ersten Datei, bis zur Weiterverwendung der Assets. Eine ausführliche Anleitung ist im Benutzer-Handbuch zu finden.

easydb starten

easydb wird über einen Webbrowser erreicht. Dafür werden lediglich ein funktionierender Internetanschluss und ein aktueller Webbrowser benötigt. Wir empfehlen die Verwendung von Chrome.

Webbrowser

Anmeldung

Bei der Anmeldung (Login) geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, um sich in easydb anzumelden. Zusätzlich kann mithilfe der darunter liegenden Checkboxen angegeben werden, ob easydb bei jedem neuen Zugriff sofort mit der Eingabe der Login-Daten starten soll (anstatt die Rechercheansicht zu laden, von der aus über Anmelden der Login gestartet werden kann). Und ob easydb den Login für eine Woche speichern soll.

Login

Nach dem Login können Benutzer ihre Einstellungen ändern. Näheres dazu ist unter Benutzerverwaltung zu finden.

Aufbau

Grundlegend ist easydb in die unten abgebildeten Bereiche gegliedert. Je nach Rechtekonfiguration können Ihnen hier jedoch mehr oder weniger Optionen zur Verfügung stehen.

Aufbau der Benutzeransicht

Nr. Bereich Funktion
1 Menü Durch Klick auf das Icon oben kann das Menü zur vollständigen Anzeige geöffnet werden. Berechtigte Administratoren haben hier Zugang zu den Systemeinstellungen.
2 Schnellzugriff Der als Schnellzugriff bezeichnete Bereich kann mit dem Pfeil oben ein- und ausgeblendet werden. Hier werden gespeicherte Suchen, eigene und freigegebene Mappen angezeigt und verwaltet.
3 Detailansicht für Mappen Durch Doppelklick auf eine Mappe öffnet die Detailansicht für Mappen neben dem Finder. Über X kann die Datailansicht wieder ausgeblendet werden. Über den Button oben rechts kann die Suche neben der Detailansicht angezeigt werden.
4 Recherche Wird angezeigt, wenn man im Menü Recherche wählt. Dient der Suche und der Anzeige von Treffern.
5 Detailansicht und Editor Treffer aus der Suche können im Vollbild oder neben der Suche in der Detailansicht angezeigt werden. Berechtigte Benutzer können hier in den Editor zum Bearbeiten von Datensätzen wechseln.
5 Einstellungsbereich für Benutzer Durch Klick auf die Icons können Downloads angezeigt und Benutzer- sowie Spracheinstellungen geändert werden.

Details zu den jeweiligen Funktionen und Bereichen sind im Benutzer-Handbuch ausführlich beschrieben.

Erstellen

Hochladen

Über das Menü links können berechtigte Benutzer mit + Neue Datensätze… Dateien in easydb hochladen und neue Datensätze erzeugen.

Neue Datensätze

Mit dem Aufruf des Neu-Editors öffnet ein neues Fenster zum Hochladen neuer Dateine bzw. zum Anlegen neuer Datensätze. Über die Buttons +Dateien und +Verzeichnis können wahlweise einzelne Dateien oder ganze Verzeichnisse hochgeladen werden. Mit entsprechender Berechtigung kann hier angegeben werden

Durch Klick auf Weiter… wird die Vorlage zur weiteren Bearbeitung der Metainformationen geöffnet.

Daten hochladen

Editieren

In der Vorlage werden, entsprechend der gewählten Maske, Informationen zu den Datensätzen editiert. Diese können über die Vorlage ganz oben links für alle Datensätze vorgenommen werden oder durch Auswählen der einzelnen Datensätze in der linken Sidebar individuell angepasst werden. In diesem Beispiel ist das Feld mit der Bezeichnung Titel als Pflichtfeld markiert. Ein Pflichtfeld als Mindestanforderung ist hilfreich für die Recherche, um die Suche nach Datensätzen über die ID hinaus zu gewährleisten. Weitere Pflichtfelder können vom zuständigen easydb Administrator in den Einstellungen für das Datenmodell festgelegt werden. Wenn alle erforderlichen oder gewünschten Informationen hinzugefügt wurden, kann der Vorgang durch Speichern rechts unten abgeschlossen und die Daten in easydb geladen werden.

Informationen editieren

Weiterführende Informationen zum Hochladen und Editieren von Datensätzen befinden sich im Kapitel Neue Datensätze. Näheres zur Anpassung des Datenmodells ist unter Administration zu finden.

Suchen

Dem Benutzer stehen in easydb unterschiedliche Suchfunktionen zur Verfügung. Die unterschiedlichen Optionen befinden sich in der Rechercheansicht oberhalb der Ergebnisanzeige.

Suchoptionen

Im Benutzerhandbuch unter Recherche werden alle Details zur Suche und zu den weiteren Optionen detailliert erläutert.

Ansehen und Herunterladen

Nach einer Suche werden die Treffer im Ergebnis angezeigt. Durch Klick mit der linken Maustaste auf einen Treffer wird der ausgewählte Datensatz rechts in der Detailansicht angezeigt. Sind unterschiedliche Masken für den Objekttyp definiert, können je Maske dabei unterschiedliche Sets von Feldern ausgegeben werden. Über den Button oben rechts kann der Datensatz in verschiedenen Varianten heruntergeladen werden.

Zeigen und Herunterladen

Durch Klick mit der rechten Maustaste auf einen Treffer oder eine Auswahl öffnet ein Kontextmenü. Das Kontextmenü bietet Optionen für die Anzeige und Weiterverwendung der Auswahl, der Datei, des Datensatzes und der Suche an.

Kontextmenü

Export

Exporte aus der easydb lassen sich für alle Datensätze aus dem Bereich der Datenverwaltung (Recherche, Mappen, Listen) erzeugen. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten einen Export anzulegen:

Zum Erzeugen des Exports öffnet ein Dialog, in dem Angaben zum Export und Details zum Ausführen des Exports festgelegt werden.

Exportformular

Datensätze können aus der easydb in den Formaten CSV, XML oder JSON exportiert werden. Über das Icon rechts oben über dem Editor öffnet ein Dialog, in dem der aktuelle Status aller Exporte dokumentiert ist.

Für Mappen kann der Export über das Kontextmenü der Mappen oder über die Detailanzeige für eine Mappe erzeugt werden.

Kontextmenü

Mappen-Freigabe

Mappen dienen in der easydb zum Gruppieren von Datensätzen. So kann eine Auswahl aus einem oder aus mehreren Pools in einer Mappe gespeichert werden. Durch das Rechtemanagement können diese Mappen anderen Benutzern zur Verfügung gestellt, per E-Mail freigegeben oder über einen anonymen Link geteilt werden.

Mappe freigeben

Freigaben für Mappen können für einzelne Benutzer, Gruppen der easydb oder externe Benutzer ohne Registrierung in easydb erzeugt werden. Die Freigabe kann per E-Mail oder Link erfolgen. Der Zugriff auf die Mappe (lesen, bearbeiten, löschen, hochladen) wird über die mitgegebenen Berechtigungen gesteuert. Wenn vom easydb Administrator konfiguriert kann aus vordefinierten Berechtigungen gewählt werden oder über die erweiterten Optionen eigene Berechtigungen gesetzt werden.

Mehr zum Thema ist innerhalb des Kapitels Schnellzugriff zu finden.